Trousse de conformité Loi 25

Quelqu'un demande son dossier, comment répondre et dans quel délai

Le délai est de 30 jours à compter de la réception de la demande, et la réponse doit être écrite. L'article 32 ajoute une conséquence que beaucoup ignorent, puisque l'absence de réponse dans les 30 jours vaut refus et ouvre un recours devant la Commission d'accès à l'information. La demande doit être écrite, provenir d'une personne qui justifie de son identité, et être adressée à votre responsable de la protection des renseignements personnels.

Le délai, et ce qui arrive si vous le manquez

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre par écrit à la demande d'accès ou de rectification, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer.

Article 32

Deux mots méritent attention. Avec diligence veut dire que les 30 jours sont un plafond et non un objectif. Et la présomption de refus signifie que le silence n'est pas une position d'attente, il produit un refus dont la personne peut se plaindre.

Ce que la demande doit contenir pour être recevable

L'article 30 pose trois conditions. La demande doit être faite par écrit. Elle doit venir d'une personne qui justifie de son identité, soit à titre de personne concernée, soit à l'un des autres titres énumérés, dont représentant, héritier, liquidateur de la succession ou titulaire de l'autorité parentale. Elle doit être adressée à votre responsable de la protection des renseignements personnels.

Le même article ajoute une obligation à votre charge. « Lorsque la demande n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne le requiert, le responsable doit prêter assistance pour identifier les renseignements recherchés. » Renvoyer une demande imprécise sans aide ne respecte donc pas le texte. Son dernier alinéa précise aussi que l'article ne restreint pas la communication d'un renseignement résultant de la prestation normale d'un service, ce qui veut dire qu'un client qui demande sa facture n'a pas à écrire une demande formelle.

L'article 29 vous oblige par ailleurs à porter à la connaissance du public l'endroit où les renseignements sont accessibles et les moyens d'y accéder. Le quatrième alinéa de l'article 27 ajoute que des mesures d'accommodement raisonnables doivent être prises, sur demande, lorsque le requérant est une personne handicapée.

Les sept étapes, dans l'ordre

1. Inscrire la date de réception sur la demande. C'est elle qui fait courir les 30 jours, pas la date de la lettre ni celle où vous l'avez ouverte.
2. Vérifier l'identité et le titre du demandeur, selon l'article 30, et conserver la trace de cette vérification.
3. Préciser la demande avec la personne si elle est vague, en offrant l'assistance exigée par l'article 30.
4. Chercher dans tous les endroits de votre inventaire, y compris les boîtes de courriel, les dossiers papier et les systèmes des fournisseurs qui détiennent pour votre compte.
5. Examiner chaque élément au regard des motifs de refus prévus par le texte, qui sont limités et énumérés.
6. Décider des frais, s'il y en a, et informer le requérant du montant approximatif avant de procéder, comme l'exige l'article 33.
7. Répondre par écrit, en motivant tout refus selon l'article 34, et conserver copie de la réponse.

Les motifs de refus, et ils viennent tous du texte

Vous ne pouvez pas refuser pour un motif que vous inventez. Les dispositions suivantes sont celles qui permettent ou imposent un refus.

Un refus mal motivé coûte plus cher qu'un refus assumé. L'article 34 vous oblige à motiver, à indiquer la disposition invoquée, à nommer les recours offerts et le délai pour les exercer, et à prêter assistance au requérant qui demande à comprendre le refus. L'article 36 ajoute que vous devez conserver le renseignement refusé le temps requis pour que la personne épuise ses recours.

Les demandes abusives, et la prolongation du délai

L'article 46 prévoit la soupape, et elle passe par la Commission, pas par vous. Vous pouvez lui demander d'être autorisé à ne pas tenir compte de demandes « manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique », lui demander de circonscrire la demande, ou lui demander de prolonger votre délai de réponse. Le dernier alinéa fixe le moment, puisque cette demande doit être transmise à la Commission dans le même délai que celui qui vous serait applicable pour répondre. Décider seul d'ignorer une demande n'est pas prévu par le texte.

Si la demande est une rectification

L'article 28 permet d'exiger la rectification d'un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la collecte, la communication ou la conservation ne sont pas autorisées par la loi. Lorsque vous acquiescez, l'article 35 vous oblige à délivrer sans frais une copie de tout renseignement modifié ou ajouté, ou une attestation de la suppression. En cas de mésentente, l'article 53 place le fardeau sur vous, puisque c'est à celui qui détient le renseignement de prouver qu'il n'a pas à être rectifié, sauf si le renseignement lui a été communiqué par la personne concernée ou avec son accord.

La réponse type

Objet, réponse à votre demande d'accès du [date]. Nous avons reçu votre demande le [date de réception] et nous y répondons dans le délai de 30 jours prévu à l'article 32 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Vous trouverez ci-joint copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, soit [liste des catégories et des sources]. [Si refus total ou partiel] Nous ne pouvons vous communiquer [élément] en raison de l'article [numéro] de cette loi, pour la raison suivante, [motif en une ou deux phrases]. Vous pouvez soumettre une demande d'examen de mésentente à la Commission d'accès à l'information dans les 30 jours de la présente réponse, en vertu des articles 42 et 43 de cette loi. [S'il y a des frais] Des frais de [montant] sont exigibles pour [transcription, reproduction ou transmission]. Nous attendons votre accord avant de procéder. Signé, [titre et coordonnées du responsable].

Le recours qui s'ouvre ensuite

L'article 42 permet à toute personne intéressée de soumettre à la Commission une demande d'examen de mésentente relative à l'application d'une disposition portant sur l'accès ou la rectification. L'article 43 fixe le délai à 30 jours du refus ou de l'expiration de votre délai de réponse. L'article 55 donne à la Commission tous les pouvoirs nécessaires à l'exercice de sa compétence, et elle peut notamment vous ordonner de communiquer ou de rectifier un renseignement.

Pratiques recommandées, qui ne figurent pas dans la loi

• Tenir un journal des demandes, avec la date de réception, la date de réponse et l'issue. Il sert de preuve de respect du délai.
• Accuser réception dès le premier jour, même si la réponse viendra plus tard. Le texte ne l'exige pas, cela réduit les relances.
• Faire relire un refus par une autre personne que celle qui l'a rédigé, avant l'envoi.

Pour aller plus loin

Lorsque la demande porte sur un fichier réutilisable, les règles particulières sont dans la portabilité des données. Si la personne saisit la Commission, la suite est décrite dans une plainte a été déposée contre votre entreprise. La fonction qui reçoit les demandes est expliquée dans le responsable de la protection des renseignements personnels. Le journal des demandes et les gabarits de réponse sont dans la trousse.

Articles cités, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 46, 53, 55 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, texte officiel, consulté le 7 novembre 2026.