Trousse de conformité Loi 25

Où publier le titre et les coordonnées du responsable sur votre site

L'article 3.1 exige que le titre et les coordonnées du responsable soient publiés sur le site Internet de l'entreprise, sans nommer de page ni de format. Une page dédiée, accessible depuis le pied de page de tout le site, répond à l'exigence. Si vous n'avez pas de site, le texte demande que ces renseignements soient rendus accessibles par tout autre moyen approprié.

Ce que le texte exige, mot pour mot

L'obligation tient en une phrase, au troisième alinéa de l'article 3.1.

Le titre et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels sont publiés sur le site Internet de l'entreprise ou, si elle n'a pas de site, rendus accessibles par tout autre moyen approprié.

Article 3.1

Deux observations utiles. Le texte ne désigne aucune page, aucune adresse et aucun format, donc toute page publique de votre site satisfait la lettre de l'exigence. Et le texte demande le titre et les coordonnées, pas le nom. Publier aussi le nom de la personne est une pratique recommandée, ce n'est pas une exigence de l'article 3.1.

L'endroit qui fonctionne sur un site de PME

Les recommandations qui suivent ne viennent pas du texte de loi, ce sont des pratiques recommandées. Créez une page unique, par exemple à l'adresse /protection-des-renseignements-personnels, et placez un lien vers elle dans le pied de page de toutes vos pages. Un pied de page est présent partout, ce qui évite qu'un visiteur arrivé par un article de blogue ne trouve rien.

Évitez de cacher le bloc dans vos conditions d'utilisation ou dans une page accessible seulement après la création d'un compte. Une personne qui veut exercer son droit d'accès, ou vous signaler qu'elle a reçu par erreur le dossier d'un autre client, doit pouvoir vous écrire sans ouvrir de session.

Le bloc à coller aujourd'hui

Remplacez les crochets par vos informations. Ce gabarit est une proposition de rédaction, pas un modèle approuvé par une autorité.

Responsable de la protection des renseignements personnels. [Titre de la personne, par exemple directrice des finances]. [Nom, facultatif selon le texte de loi]. Courriel confidentialite@[votredomaine].ca. Téléphone [numéro, poste]. Adresse postale [adresse complète]. Cette personne exerce la fonction prévue à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pour une demande d'accès à vos renseignements personnels ou une demande de rectification, écrivez à l'adresse ci-dessus. Vous recevrez une réponse écrite au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

La mention des 30 jours reprend l'article 32, qui oblige le responsable à répondre par écrit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la réception de la demande. Ajouter cette phrase est une pratique recommandée, elle vous engage à un délai que la loi vous impose déjà.

Une adresse de courriel de fonction vaut mieux qu'une adresse personnelle, parce qu'elle survit à un départ et qu'elle peut être relevée par deux personnes. C'est une pratique recommandée.

Les autres éléments qui doivent se trouver sur le même site

L'article 3.1 n'est pas seul. Deux autres obligations de publication visent le même site Internet, et il est plus simple de les traiter en une seule séance de travail.

La personne qui recueille par un moyen technologique des renseignements personnels doit publier sur le site Internet de l'entreprise, le cas échéant, et diffuser par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs. Elle fait de même pour l'avis dont toute modification à cette politique doit faire l'objet.

Article 8.2

Notez la différence de rédaction. L'article 8.2 dit « le cas échéant » pour le site Internet et ajoute une diffusion par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. L'article 3.1, lui, parle du site et, à défaut, de tout autre moyen approprié.

Si vous n'avez pas de site Internet

L'exigence subsiste, la forme change. Les moyens suivants sont des pratiques recommandées, le texte ne les énumère pas. Affichez le bloc au comptoir ou à la réception. Ajoutez les coordonnées du responsable au bas de vos factures, de vos devis et de votre signature de courriel. Remettez un feuillet aux nouveaux employés avec leur contrat.

Vérification en quatre points

1. Depuis votre page d'accueil, atteignez le bloc en deux clics au maximum, sur un téléphone.
2. Envoyez un courriel à l'adresse publiée et vérifiez que quelqu'un le lit le jour même.
3. Comparez le titre publié avec celui qui figure dans votre délégation écrite de la fonction de responsable. Les deux doivent concorder.
4. Indiquez la date de la dernière mise à jour de la page. Le texte ne l'exige pas, c'est une pratique recommandée qui vous aide à prouver que la page était à jour à une date donnée.

L'adresse que vous publiez est aussi celle par laquelle un client vous signalera un problème, ce qui déclenche la marche à suivre décrite dans quoi faire quand un incident vient de se produire. Si cette page est votre point de départ, la suite des travaux est ordonnée dans par où commencer quand rien n'est fait. Les gabarits de page web, de politique et de bloc de coordonnées sont réunis dans la trousse.

Articles cités, 3.1, 3.2, 8.2, 32 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, texte officiel, consulté le 7 novembre 2026.